Qualifizierte elektronische Dokument-Signaturen: Sicher und wirtschaftlich
Im internetbasierten Geschäftsverkehr, in der Kommunikation und bei internen Abläufen muss gewährleistet ein, dass die empfangenen Daten auch tatsächlich vom Absender kommen (Authentizität) und dass sie unverfälscht, also echt, sind (Integrität der Inhalte). Damit erfüllt die elektronische Signatur im Zusammenhang mit elektronischen Dokumenten zwei substantielle Aufgaben:
Die Sicherstellung der Dokumentenintegrität sowie die Generierung des Urheberschaftsnachweises.
Durch ihre Anwendung können Images anstelle der physischen Dokumente als Grundlage für Widerspruchsangelegenheiten, Rechtsstreitigkeiten, Betrugsprüfungen und Verwaltungsakte herangezogen werden.
In einigen Bereichen der GKV ist es daher notwendig, dass digitalisierte Daten mit einer elektronischen Signatur versehen sind. Nur so kann die für bestimmte Dokumente erforderliche Schriftform gewährleistet werden. Die bewährte technische Methode hierfür ist gemäß Signaturgesetz die qualifizierte elektronische Signatur.
Wir sind Ihr Partner im Bereich der elektronischen Signaturen. Dank unserer langjährigen Erfahrungen als Scandienstleister und im Dokumentenmanagement können Sie sicher sein: Wir sorgen für sichere und wirtschaftliche Dokumentation und Archivierung Ihrer Unterlagen.
Die qualifizierte elektronische Signatur (QES) ist europaweit gesetzlich geregelt. Der Einsatz gewährleistet:
- rechtliche Wirksamkeit inkl. Haftungsregelung
- standardisierte Sicherheit
- Interoperabilität zwischen verschiedenen Systemen
- langfristige Verfügbarkeit (Langzeitarchivierung mindestens 30 Jahre)
Wir bieten Ihnen alle Dienstleistungen rund um das Dokumentenmanagement einschließlich der qualifizierten elektronischen Signatur an. Wenn Sie die QES einsetzen, gehen Sie auf Nummer sicher. Sie erfüllen alle gesetzlichen Anforderungen und profitieren gleichzeitig von weiteren Vorteilen:
- Sie sparen Kosten für das Handling von Originaldokumenten.
- Prozesse werden vollautomatisiert ohne Medienbrüche abgehandelt.
- Arbeitsabläufe werden vereinfacht.
- Sie bauen Archivierungskosten ab.
- Sie gehen einen weiteren Schritt in Richtung papierarmes Büro.
Gerne beraten wir Sie in allen Fragen der elektronischen Signatur.
Die qualifizierte elektronische Signatur - gesetzlich geregelt.
Eine digitale Signatur ist ein Siegel, das auf digitale Daten, z.B. PDF-Dokumente, aufgebracht wird. Die qualifizierte elektronische Signatur (QES) ist im deutschen Signaturgesetz geregelt. Sie ist eine fortgeschrittene elektronische Signatur, die auf einem gültigen qualifizierten Zertifikat beruht und mit einer sicheren Signaturerstellungseinheit (SSEE), also einer entsprechenden Hard- oder Software, erstellt wurde.
Eine QES wird mit einem privaten Signaturschlüssel erzeugt. Anhand des dazugehörigen öffentlichen Zertifikats und des öffentlichen Schlüssels kann erkannt werden, wer der Unterzeichner ist und ob die Daten verändert wurden.
Beim Scan auf Nummer sicher gehen.
Qualifizierte elektronische Signaturen sind bei vielen Dokumenten erforderlich. Die gescannten Belege müssen etwa mit qualifizierten Signaturen versehen werden, um die ordnungsgemäße Umwandlung des Papierdokuments in ein digitales Format zu dokumentieren. Hiervon sind vor allem die Daten der Sozialversicherungsträger gemäß SRVwV bzw. SGB betroffen.
So dürfen beispielsweise schriftliche Unterlagen vor Ablauf der Aufbewahrungsfrist nur dann vernichtet werden, wenn sie qualifiziert elektronisch signiert wurden. Denn nur bei signierten Scans ist gewährleistet, dass eine Veränderung der Datei dokumentiert wird. Außerdem kann der ursprüngliche Zustand des elektronischen Dokuments immer wieder angezeigt werden.
Gehen Sie bei Ihren Scans auf Nummer sicher – und vertrauen Sie auf eine qualifizierte elektronische Signatur.
Nachweisbarkeit über lange Zeiträume hinweg.
Bei archivierten Dokumenten, wie etwa Patientenakten oder zahlungsrelevanten Belegen bei Sozialversicherungsträgern wie auch in der Wirtschaft, muss auch nach längerer Zeit der ursprüngliche Zustand des Dokuments nachgewiesen werden können. Jede Veränderung muss dokumentiert werden. Die Lösung: Signierte Daten mit amtlichen Zeitstempeln.
Mit dem elektronischen Zeitstempel erfüllen Sie diese Anforderungen. Er bestätigt, dass bestimmte digitale Daten oder Dokumente zu einer bestimmten Zeit so und nicht anders vorgelegen haben.
Führen Sie Ihr digitales Archiv rechtssicher und zuverlässig. Wir beraten Sie gern.
